Tietosuojaseloste työnhakijoille ja -tekijöille

Tietosuojaseloste työnhakijoille ja -tekijöille

Päivitetty 29.5.2018

1. Rekisterinpitäjä
Henkilöstöpalvelu Linnanväki Oy
Y-tunnus: 1913954-7
Olavinkatu 43, 57100 Savonlinna

2. Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot
Kari-Matti Markus
Henkilöstöpalvelu Linnanväki Oy
Sähköposti: etunimi.sukunimi@linnanvaki.fi
Puhelin: 044 052 7778

3. Tietosuojaselosteen kuvaus
Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijoiden ja työsuhteessa olevien työntekijöiden henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työsopimuksen täytäntöön paneminen ja työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä.

Rekisterinpitäjä käsittelee työntekijän henkilötietoja työsuhteen hoitamiseen liittyvien tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseksi, kuten työajan ja poissaolojen seurantaan, palkkahallintoon, kulunvalvontaan sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyviin toimenpiteisiin. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän ja työntekijän työsuhteen perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän työnantajavelvoitteiden hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö, kuten vero-, ulosotto- ja tilastolainsäädäntö. Erityisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietoja voidaan käsitellä lisäksi rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi, mikäli rekisteröity ei ole tätä kieltänyt. Asiakasviestintää voidaan kohdistaa rekisteröityihin myös sähköisen viestintävälineen avulla, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työnhakijoita ja -tekijöitä rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille ja -tekijöille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa.

5. Rekisterin tietosisältö
Työnhakijasta kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:

  • Henkilön perustiedot, esimerkiksi etu- ja sukunimet, yhteystiedot, sukupuoli ja kansalaisuus.
  • Koulutustiedot, esimerkiksi tutkinnot, erityistaidot, osaamiset, kielitaito ym.
  • Työkokemus, esimerkiksi tiedot, kuten työlupa, työhistoria ja suosittelijat.
  • Työnhakuun ja työllistymiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi työnhaun tilanne, toiveet työpaikkaan liittyen, mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot, valokuva ja käytettävyystiedot, sekä mahdolliseen turvallisuusselvitykseen tarvittavat tiedot, että mahdolliset työnhakuun liittyvät kiinnostuksen kohteet.
  • Muut työnhakuasiakkuuden hoitamiseen liittyvät tiedot, esimerkiksi ajokorttitiedot, julkishallinnon palvelutuotantoon liittyvät tiedot, toiminnan kehittämiseen liittyvät asiakaskokemuskyselyiden vastaukset, viestintälupaa koskevat tiedot ja lisäpalvelujen tarjontaan liittyvät tiedot.

Työntekijästä kerätään ja käsitellään edellisten lisäksi seuraavia henkilötietojen kategorioita:

  • Rekisteröidyn tarkemmat yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten henkilötunnus, pankkiyhteystiedot, lähiomaisen yhteystiedot hätätilanteita varten sekä muut rekisteröidyn tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot (esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta)
  • Rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten
    • työsopimus ja muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät sitoumukset ja sopimukset
    • työtehtävien sisältöä koskevat tiedot, kuten nimike
    • työtehtävissä kehittymistä koskevat tiedot (muun muassa kouluttautumiseen liittyvät tiedot)
    • työtehtävissä suoriutumista koskevat tiedot (muun muassa pätevyystiedot ja kielitaito)
    • työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa rahapalkka, luontoisedut tai muut palkitsemistavat ja niihin liittyvät tiedot, verotustiedot ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot, matkalaskut ja kilometrikorvaukset)
    • työsuhteeseen liittyvät työnantajan vastuita koskevat tiedot (muun muassa rekisteröidyn vakuuttamiseen liittyvät tiedot)
    • työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella
    • ammattiyhdistykseen liittyvät tiedot, kuten kuuluminen ammattiliittoon, jos tiedot on kerätty työntekijän suostumuksella ja tietojen käsittely on tarpeen esim. ammattiyhdistyksen jäsenmaksutilitysten suosittamiseksi
    • työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot (mm. kulunhallintajärjestelmästä saatavat tiedot, sairauspoissaolot, vuosilomat ja muut vapaat tai sovitut poissaolot)
    • työntekovälineisiin liittyvät tiedot (mm. henkilölle osoitettuihin tietokoneisiin ja muihin mobiileihin päätelaitteisiin sekä niiden käyttöön liittyvät tiedot, henkilön sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot sekä kulkukortteihin ja avaimiin liittyvät tiedot)
    • työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien tiedot sekä niiden käyttäjätunnukset ja salasanat
    • työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot (kuten sopimus työsuhteen päättymisestä, työtodistus ja eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot)
  • Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Työnhakijoita ja työntekijöitä koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, esim. Linnanväen työnhakulomake, työhaastattelut, työsopimuksen teko, asiakaskokemuskyselyt ja muut palautelomakkeet.

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, työnhakua tukevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta. Suostumusta ei tarvita, jos rekisterinpitäjä hankkii henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja henkilön luotettavuuden selvittämiseksi. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilölle etukäteen tällaisten häntä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle ja KELA:lle sekä muille tahoille, jotka liittyvät työsuhdetta koskevien asioiden hoitamiseen, kuten eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöille, ammattiliitoille ja työterveyshuoltopalveluita tarjoavalle taholle.

Rekisteröidyn suostumuksella voidaan työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle rekisterinpitäjän yhteistyökumppanille, jolle työntekijä ryhtyy tekemään erilaisia toimeksiantoja rekisterinpitäjän lukuun.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

9. Henkilötietojen säilytys
Työnhakijan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan työnhaku- tai rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen.

Työntekijän henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Kymmenen vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten työsopimuslain asettamaan velvoitteeseen antaa työtodistus.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

  1. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
  2. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.
  3. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  4. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
  5. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Yllä mainittujen kohtien 1-3 oikeuksien toteuttaminen onnistuu osittain henkilökohtaisten tunnusten avulla Linnanväki.fi -asiointipalvelussa, jonne kirjautumalla on omien tietojen katselu, muokkaaminen, tallentaminen ja siirtäminen mahdollista.

Rekisteröity voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä tietosuoja-asioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan osoitteessa https://www.linnanvaki.fi/. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työntekijöitä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.